Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rằng doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo cho Phòng Đăng ký Kinh doanh nếu có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến các thông tin sau:
✔ Tên công ty (bao gồm tên tiếng Việt, tiếng Anh và tên viết tắt)
✔ Địa chỉ trụ sở chính
✔ Ngành nghề kinh doanh
✔ Vốn điều lệ (tăng hoặc giảm)
✔ Người đại diện theo pháp luật
✔ Danh sách thành viên hoặc cổ đông
✔ Hình thức và số lượng con dấu của công ty
✔ Thông tin liên hệ như số điện thoại, giám đốc, kế toán trưởng và các thông tin đăng ký thuế khác
Thuật ngữ “Thay đổi đăng ký kinh doanh” & “Thay đổi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp”
Trước ngày 01/07/2015, doanh nghiệp sử dụng thuật ngữ “thay đổi đăng ký kinh doanh” khi có bất kỳ điều chỉnh nào đối với giấy phép đăng ký kinh doanh được cấp theo Luật Doanh nghiệp cũ. Tuy nhiên, theo Luật Doanh nghiệp 2020, giấy phép này hiện nay được gọi là “Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp“.
Do đó, hai cụm từ sau về bản chất đều chỉ cùng một thủ tục thay đổi thông tin doanh nghiệp:
✔ Thay đổi đăng ký kinh doanh và Thay đổi đăng ký doanh nghiệp
✔ Thay đổi giấy phép kinh doanh và Thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Chế tài xử phạt khi không thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh
Doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo thay đổi đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ ngày có sự điều chỉnh. Nếu vi phạm thời hạn này, sẽ bị xử phạt theo quy định tại Điều 25, Mục 4, Chương 2, Nghị định 50/2016/NĐ-CP như sau:
✔ Chậm 1 – 30 ngày: Phạt từ 500.000 – 1.000.000 đồng
✔ Chậm 31 – 90 ngày: Phạt từ 1.000.000 – 2.000.000 đồng
✔ Chậm trên 91 ngày: Phạt từ 2.000.000 – 5.000.000 đồng
Vì vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện thông báo đúng hạn. Người đại diện theo pháp luật có thể thực hiện trực tiếp hoặc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác để hoàn tất thủ tục.
Những thay đổi trong thủ tục đăng ký kinh doanh theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP
Nghị định 01/2021/NĐ-CP đã có nhiều thay đổi quan trọng liên quan đến việc thay đổi đăng ký kinh doanh, cụ thể:
✔ Việc chuyển nhượng cổ phần (trừ trường hợp chuyển nhượng cho người nước ngoài) không bắt buộc phải thông báo với Phòng Đăng ký Kinh doanh.
✔ Doanh nghiệp có thể đăng ký địa điểm kinh doanh, văn phòng giao dịch hoặc kho lưu trữ tại tỉnh/thành phố khác, ngay cả khi không có chi nhánh tại địa phương đó.
✔ Khi thay đổi đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp bắt buộc phải thông báo thông tin về người phụ trách kế toán.
Ngoài ra, còn có nhiều điểm thay đổi khác liên quan đến quy trình ký hồ sơ và tài liệu đính kèm mà doanh nghiệp cần nắm rõ.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi thay đổi đăng ký kinh doanh
Tùy thuộc vào nội dung thay đổi, hồ sơ cần chuẩn bị sẽ khác nhau. Dưới đây là một số trường hợp phổ biến:
1. Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính
✔ Chuyển trụ sở trong cùng tỉnh/thành phố:
- Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính
- Quyết định của Hội đồng thành viên/chủ sở hữu/Đại hội đồng cổ đông
- Biên bản họp về việc thay đổi trụ sở
✔ Chuyển trụ sở sang tỉnh/thành phố khác:
- Thông báo thay đổi địa chỉ
- Điều lệ công ty đã sửa đổi (bản sao)
- Danh sách thành viên/cổ đông
- Quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên/Đại hội đồng cổ đông
2. Hồ sơ thay đổi tên công ty
- Thông báo thay đổi theo mẫu quy định
- Quyết định và biên bản họp Hội đồng thành viên/chủ sở hữu/Đại hội đồng cổ đông
- Giấy ủy quyền (nếu có)
3. Hồ sơ thay đổi vốn điều lệ
- Thông báo thay đổi vốn điều lệ
- Quyết định và biên bản họp về việc tăng/giảm vốn
- Giấy ủy quyền (nếu có)
4. Hồ sơ thay đổi ngành nghề kinh doanh
- Thông báo thay đổi ngành nghề
- Quyết định và biên bản họp về việc bổ sung/ngừng ngành nghề kinh doanh
- Giấy ủy quyền (nếu có)
5. Hồ sơ thay đổi con dấu doanh nghiệp
- Thông báo thay đổi mẫu con dấu
- Bản sao Giấy chứng nhận đầu tư
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký thuế
- Giấy ủy quyền (nếu có)
Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh
Quy trình thay đổi đăng ký kinh doanh bao gồm 4 bước chính:
✔ Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi theo đúng quy định.
✔ Bước 2: Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký Kinh doanh – Sở Kế hoạch & Đầu tư nơi doanh nghiệp đăng ký trụ sở chính.
✔ Bước 3: Nhận thông báo từ cơ quan đăng ký kinh doanh. Nếu hồ sơ hợp lệ, thông tin sẽ được cập nhật. Nếu không hợp lệ, doanh nghiệp cần chỉnh sửa và nộp lại.
✔ Bước 4: Công khai thông tin thay đổi trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Địa chỉ nộp hồ sơ tại các thành phố lớn
- Hà Nội: 358 Võ Chí Công, quận Tây Hồ, Hà Nội
- TP. Hồ Chí Minh: 32 Lê Thánh Tôn, Bến Nghé, Quận 1
- Đà Nẵng: Tầng 6, Trung tâm Hành chính, 24 Trần Phú, quận Hải Châu
Doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình để đảm bảo không bị xử phạt và tránh các rủi ro pháp lý.